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ごくたまに「？」となる説明を受けることがあります。
自分の理解力が足りないのか…とも思いつつ、でもよくよく考えたり想像力を働かせて類推しても、相手の意図が理解しにくいケースがあります。
相手がどの程度わかりやすい説明をしようと思っているかは伺い知れないんですが、とにかく分かりづらい。相手にとって当たり前と思っていることでも、こちらにとってはそんなことなかったりするので、このギャップに悩まされることがままあり。
レアケースといえばレアケースで、たいていのお客さんとのやり取りとかは先方もわかりやすい説明を心がけてくれて、「とても丁寧でわかりやすい。なので作業もしやすい」ということがほとんどです。
なのでいざ対象的な説明を受けると「どうしてこんなに分かりづらいんだろう」「なぜこの説明で理解できると思うんだろう」と、落差をことさら感じることがあります。
自分の意図を相手にわかりやすく伝えるというのはコミュニケーション上の大切なポイントでもあり、それはプライベートでも仕事でも関係なく配慮すべきことだと思います。ではどうやったら相手にわかりやすく伝えられるのか。ポイントはいろいろあると思います。
手っ取り早いのは写真や図を用いること。「百聞は一見に如かず」よろしく、言葉で表現しにくいことでも見ればわかるという場合は多いと思います（それでも写真や図の見せ方がよくなかったり、情報が足りない場合は通じにくかったりするわけですけど）。
また、「相手にとって理解できる用語や言葉で伝えること」も大切。つい専門用語だったり自社にとっては当たり前の言葉でも、一歩外に出れば通じなかったりわかりにくかったりする場合はよくあります。「この言い方で本当に相手は理解しやすいだろうか」と考えて言葉を選ぶべきだと思います。
「ポイントを系統立てて、コンパクトにまとめながら伝える」とさらに良いと思います。話題があちこちに散らばりながらごっちゃになると、とくにタイムラインが一本しかないようなプラットフォームの場合は、話の流れや要点を把握するのがお互い困難になります。冗長な表現も避ける。同じネットサービスでも、メールとLINEとではこのあたりの表現の仕方や系統だった構成にけっこう違いがあると思います。
伝え方や伝えやすさは、対面かオンラインかでもかなり違いがあります。コロナも落ち着いてきて徐々に対面も増えてくると思いますが、オンラインの良さも活かしつつ双方にわかりやすいやり取りができればと思っています。